Uma boa gestão de compras, no segmento de materiais para construção, é fundamental para garantir a competitividade de qualquer empresa que atue no setor.
A gestão de compras é fundamental para garantir a eficiência nos processos de compras e está relacionada à uma série de estratégias para viabilizar a aquisição de insumos de produção, no caso da indústria, e de mercadorias, no caso do varejo e de distribuidores.
Em resumo, a gestão de compras deve garantir a disponibilidade de suprimentos necessários para o desenvolvimento das atividades de uma empresa, levando-se em consideração os baixos custos de aquisição, lucratividade da empresa e qualidade de produtos e insumos adquiridos.
Mas, para garantir maior assertividade nos processos de compras, existem algumas dicas que podem ser seguidas:
- planejar as aquisições, determinando as especificações de compra e detalhando qualidade, quantidade, tempo e lugar de entrega;
- selecionar os fornecedores adequados para cada serviço ou produto;
- negociar os termos e condições de compra;
- emitir os pedidos;
- registrar todas as negociações e cotações;
- organizar e determinar o destino dos produtos;
- calcular as despesas com estocagem e depreciação dos produtos adquiridos;
- manter o fluxo contínuo de mercadorias e suprimentos necessários para a produção;
- fazer o checklist de recebimento e o relatório de uso na empresa;
O processo da gestão de compras
O processo começa no momento da demanda, ou seja, quando surge a necessidade da aquisição de algum item. Seja matéria-prima ou mercadoria.
Na sequência, é feita uma cotação com os fornecedores, onde se avalia preço, qualidade, prazo de entrega e alguns outros fatores. Terminado o processo de negociações com os fornecedores, é emitido um pedido de compra e, por fim, vem a etapa de recebimento dos produtos.
Mas, para que tudo isso seja possível, seguir boas práticas para organizar, da melhor forma possível, o fluxo de trabalho e a compreensão das demandas é fundamental. Conheça algumas das boas práticas que podem ser aplicadas em qualquer processo de compra:
Boas práticas na gestão de compras
Alinhar as compras à real demanda, é fundamental para uma boa gestão de compras. O varejo, por exemplo, deve comprar conforme a saída dos produtos e os níveis de estoque. O mesmo vale para o distribuidor, que só vai adquirir mais mercadorias da indústria quando necessário.
A indústria, por sua vez, pode adequar sua produção conforme o consumo real. Isso significa que ela vai avaliar os níveis de estoques próprios, dos distribuidores e do varejo. A compra de matéria-prima, portanto, vai seguir essa lógica, estando alinhada com esse fluxo.
Monitore os produtos e as atividades desenvolvidas na empresa – Verifique se existe alguma atividade que está sendo paralisada constantemente, ou que apresenta atrasos e dificuldades que podem ser resolvidas e otimizadas.
Identifique se há desperdício de algum material e quais são os itens prioritários, isto é, que impactam diretamente a produtividade da empresa.
Organize os processos – Garanta que serviços e produtos necessários estejam disponíveis, evitando desperdícios, paralisação de atividades e atrasos na produção.
Compare preços e negocie – Adquira mercadorias de qualidade com o menor custo possível, tornando os produtos e atividades desenvolvidas mais otimizadas e aumentando a margem de lucro.
Conheça os fornecedores – Elabore uma lista com fornecedores confiáveis, destacando prazos de entrega, qualidade dos produtos e preços. Também é importante detalhar problemas já ocorridos com os produtos.
Mantenha boas relações com os fornecedores – Construa um cadastro de fornecedores para estreitar relações com os que são mais estratégicos ao seu negócio, que entregam produtos essenciais, de qualidade, com preços atrativos e dentro do prazo necessário.
Tecnologia na gestão de compras
A utilização da tecnologia na gestão de compras é um grande diferencial mercadológico para as empresas do segmento de materiais para construção.
A utilização de um sistema de gestão empresarial (ERP), por exemplo, é fundamental para organizar processos internos, integrar diversas áreas da empresa e criar um ambiente único de comunicação, aproximando, por exemplo, o setor de compras ao financeiro ou a área de vendas ao estoque.
Além disso, a automação do tráfego de pedidos, documentos financeiros, logísticos e fiscais, entre os principais parceiros de negócios, reduz, ou até mesmo elimina, erros na transmissão de informações.
Isso garante mais segurança na troca eletrônica de dados e torna mais eficaz a emissão de documentos, quando comparada à utilização de processos manuais.
Com a automação de processos também é possível padronizar atividades e informações e obter relatórios mais elaborados sobre indicadores essenciais do negócio, permitindo maior assertividade na tomada de decisões estratégicas.
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